אבחון והתנעה
נקודת הכניסה. מתאים לארגון שלא בטוח מה הוא צריך, או לפרויקט שכבר נתקע. בסוף יש מיפוי חסמים, המלצות ותוכנית עבודה.
מנהלת פרויקטים חיצונית מטעם הארגון והעסק
יש מי שמחזיקה את הפרויקט. מהצד שלכם.
ניהול פרויקטים חוצי ארגון והובלת תהליכים עסקיים וטכנולוגיים: אוטומציה, הטמעת מערכות וטרנספורמציה דיגיטלית. אני מצטרפת לארגון כגורם המחבר בין ההנהלה, הצוותים והספקים, בהיקף חלקי וגמיש.
רוב הפרויקטים לא נתקעים בגלל הטכנולוגיה
יש לכם ספק טוב, תקציב מאושר ומטרה ברורה. ובכל זאת, משהו מתעכב ולא עולה בזמן.
השאלות מהספק מחכות לתשובה כי לא ברור מי מחליט. כל מחלקה רואה רק את החלק שלה. ההנהלה שומעת על הפרויקט בעיקר כשמשהו לא עובד.
בתוך כל זה, מישהו בארגון הופך בלי לשים לב למתרגם. מנסה להעביר צורך עסקי לשפה טכנית, ולתרגם בחזרה תשובות טכניות להחלטות. זה עומס שקט, של אחריות שאין לה בעלים אמיתי.
ספקים טובים יודעים את זה: פרויקט מצליח כשיש בצד הלקוח גורם חזק שמחזיק אותו. כשאין כזה, גם העבודה הטובה ביותר מתקדמת לאט.
מנהלת פרויקטים,
מהצד שלכם
אני לא באה לפתור בעיות טכניות. אני באה לשמור על הארגון, לוודא שהזמן מנוצל נכון ולוודא שהפרויקט מצליח.
אני יושבת בצד שלכם, לא בצד הספק. מכירה את הארגון, את האנשים ואת התהליכים, ומדברת גם את השפה העסקית וגם את השפה הטכנית. כך אפשר לתרגם ביניהן בלי שמשהו יאבד בדרך.
אני לא הגורם המבצע ולא הגורם המתחזק. העבודה שלי היא קבלת החלטות, בקרה וניהול, מההגדרה הראשונה ועד שהמערכת חיה בשטח.
מה השירות כולל?
ההיקף נקבע יחד, לפי הפרויקט. אלה התחומים שאני מחזיקה:
מיפוי הצורך והגדרת מטרות
לפני שבוחרים פתרון, מבינים מה באמת צריך לקרות ולמה. יחד עם ההנהלה אני מגדירה מטרות שאפשר למדוד ולחזור אליהן לאורך הדרך.
שותפות באפיון
אני לא מאפיינת לבד, אבל אני חלק מהשולחן. מוודאת שהאפיון משקף את הצורך העסקי, שהשאלות הנכונות נשאלות, ושאף מחלקה לא נשכחה בחוץ.
ניהול ספקים וממשקים
כשיש כמה ספקים, כל אחד רואה את החלק שלו. אני מחזיקה את התמונה המלאה, בודקת שהחלקים מתחברים, ודואגת שכל ספק יודע מה מצופה ממנו ומתי.
לוח זמנים, אבני דרך ומעקב
תוכנית עבודה ברורה, עם נקודות ביקורת לאורך הדרך. מה התקדם, מה מתעכב, ומה צריך לקרות כדי לחזור למסלול.
ניהול ישיבות וקידום החלטות
ישיבות עם מטרה, סיכום ומשימות. שאלה שמחכה להחלטה לא נשארת פתוחה שבועות, אלא מגיעה לאדם הנכון עם המידע שהוא צריך כדי להחליט.
זיהוי חסמים וניהול סיכונים
מציפה מוקדם את מה שעלול לעכב או לפגוע בפרויקט, ומביאה אותו לשולחן עם הצעה לדרך התמודדות, לפני שהוא הופך לבעיה.
ליווי בדיקות וקבלת הפרויקט
בודקת מטעמכם שמה שנמסר הוא מה שהוזמן, ושהוא עובד בתנאים אמיתיים. הפרויקט מתקבל רק כשהוא באמת מוכן.
הטמעה בשטח
מערכת מצליחה רק כשאנשים משתמשים בה. אני עובדת מול העובדים, שומעת מה עובד ומה לא, ומחזירה את זה לספק ולהנהלה.
דיווח להנהלה ושמירת הזיכרון
תמונת מצב קבועה וברורה למקבלי ההחלטות. ולאורך זמן, אני זוכרת למה דברים נבנו כמו שנבנו, מה נוסה ומה הוכיח את עצמו, כך שהארגון לא צריך לספר את עצמו מחדש בכל שינוי.
ומה לא חלק מהתפקיד
התפקיד עובד הכי טוב כשכולם יודעים מה הוא כולל ומה לא. כברירת מחדל, אלה לא חלק ממנו:
- קידוד ופיתוח. את הבנייה עושים אנשי המקצוע. אני מובילה את התהליך גם כשהביצוע בידיים של מומחים אחרים.
- תמיכה טכנית ותחזוקה שוטפת. אני לא הכתובת לתקלה ביום-יום, אבל אדאג שתהיה כתובת ברורה.
- ניהול כללי של מחלקה. אני מנהלת את הפרויקט, לא את הצוות הקבוע.
- זמינות בלתי מוגבלת. יש זמני עבודה ומענה מוגדרים, וזה חלק ממה שמאפשר לעבודה להיות מדויקת.
- אחריות על העבודה המקצועית של הספק. הספק אחראי על מה שהוא בונה. אני אחראית לוודא שזה מה שהארגון צריך, ושזה נבדק לפני שמקבלים.
למי זה מתאים?
לארגונים ועסקים
- ארגונים בלי מנהל פרויקטים פנימי. יש פרויקט משמעותי, ואין מי בארגון שהזמן והתפקיד שלו מאפשרים להחזיק אותו.
- ארגונים עם עומס פרויקטים. כמה מהלכים רצים במקביל, והאנשים הקיימים כבר מחזיקים יותר ממה שאפשר.
- ארגונים בצמיחה או בשינוי. הטמעת מערכת, מעבר לעבודה דיגיטלית, או מיפוי מחדש של תהליכים.
- הנהלות שעובדות מול כמה ספקים. ורוצות גורם עצמאי אחד בצד שלהן, שמחזיק את התמונה המלאה.
איך זה עובד?
- 01
שיחת היכרות
שיחה קצרה כדי להכיר את הארגון ואת הפרויקט, ולהבין מה נתקע או מדאיג.
- 02
אבחון והתנעה
מיפוי המצב והגורמים המעורבים, הבנת הפרויקט והיכרות עם הארגון מבפנים.
- 03
הגדרת התפקיד
מגדירים יחד בדיוק מה באחריותי, באיזה היקף, ואיך נראה שבוע עבודה.
- 04
עבודה שוטפת
יום עבודה קבוע, ישיבות קבועות, דיווח התקדמות והתאמות לפי מה שעולה מהשטח.
- 05
מינימום שלושה חודשים
ההתקשרות מתחילה בשלושה חודשים. בסופם יושבים לסיכום, ומחליטים יחד איך ממשיכים.
ארבע דרכים לעבוד יחד
ליווי קבוע
השירות המרכזי. מנהלת פרויקטים חיצונית בהיקף קבוע, מחצי יום ועד יומיים בשבוע, עם מענה מוגדר בין ימי העבודה.
פרויקט מוגדר
לפרויקט אחד עם מטרה, התחלה וסוף, למשל הטמעת מערכת חדשה. מגדירים מראש את התכולה, אבני הדרך ומשך הזמן, והמחיר הוא לפרויקט כולו. מסתיים במסירה מסודרת לארגון.
הרצאות וסדנאות
מפגשים על שינוי, אנשים, AI, תהליכים ויצירתיות, לצוותים ולהנהלות.
את ההיקף והמחיר נתאים אחרי שיחת ההיכרות, לפי מה שהפרויקט באמת צריך.
נעים להכיר, עינת לבי כהן
אני כ-30 שנה בעולם מערכות המידע. רוב הזמן הזה הייתי בדיוק בנקודה שבה טכנולוגיה פוגשת ארגון גדול ואנשים.
בבנק הפועלים עבדתי 15 שנה. הובלתי צוות DBA, ניהלתי פרויקטים מרכזיים שהיו מעורבים בהם גורמים מכל הארגון, והייתי שותפה לתכנון ולהטמעה של מערכות חוצות ארגון. לפני כן, כ-5 שנים בחיל האוויר, כראש צוות DBA.
ב-8 השנים האחרונות אני מובילה את בוטים עם נשמה, שבו אני בונה אוטומציות ובוטים לעסקים. משם אני מכירה מקרוב גם את הצד של הספק, ויודעת אילו שאלות כדאי לשאול לפני שמתחילים. במקביל אני מרצה במכללות על טכנולוגיה.
אני מבינה טכנולוגיה לעומק, אבל מסתכלת קודם על הארגון ועל האנשים.
אני הגורם המחבר בין הטכנולוגיה לאנשים, העוגן של הפרויקט. אתם יודעים שהוא מנוהל, שיש מי שמדברת עם הספק ומחזיקה אותו מטעם הארגון, ואפשר לנשום לרווחה.
עבדתי עם
ארגונים, עמותות ועסקים שליוויתי בשנים האחרונות. ולפני כן, 15 שנה בבנק הפועלים וכ-5 שנים בחיל האוויר.
מספרים עליי
יצא לי לעבוד עם עינת כבר כמה פעמים ואני אומר בפה מלא: אין דברים כאלו! החשיבה והיכולות שלה עזרו לי להקפיץ פרויקטים עסקיים לרמה גבוהה.
בתקופה של שלושה חודשים 77% מהלקוחות קיבלו מענה בלי התערבות של גורם אנושי. הטלפון במשרד שלנו "שקט", התפוקה של בנות המשרד עלתה עקב הזמן הפנוי שנוצר, והלקוחות מעודכנים ומרוצים.
האוטומציות שדרגו לנו את העבודה בצורה מאוד משמעותית וחסכו לנו בצורך בכוח אדם נוסף. המקצועיות, הזמינות וההתייחסות המיידית של הצוות כאשר נתקלנו בבעיה או אי הבנה. הרגשנו שאתם מהווים חלק אינטגרלי מהצוות שלנו ושיש לנו על מי לסמוך בכל רגע.
אולי שאלתם את עצמכם
מה ההבדל בינך לבין מנהל הפרויקט של הספק?
מנהל הפרויקט של הספק דואג שהספק יספק את מה שהתחייב אליו. אני דואגת שמה שמסופק הוא מה שהארגון צריך, ושכל הגורמים בצד שלכם מתקדמים יחד. שני התפקידים חשובים, והם עובדים טוב יותר כשכל אחד יודע מה שלו.
את גם בונה ומפתחת?
לא בפרויקטים האלה. אני מבינה טכנולוגיה לעומק ויודעת לשאול את השאלות הנכונות, אבל התפקיד שלי הוא לנהל, לבקר ולקדם החלטות. כך אני נשארת עצמאית ושומרת רק על האינטרס שלכם.
הגעתי אלייך דרך ספק. את עובדת בשבילו?
לא. גם כשההפניה מגיעה מספק, אני עובדת ישירות מול הארגון ומטעמו. ההתקשרות היא ביני לבינכם, והאינטרס היחיד שאני מייצגת הוא שלכם.
כמה זמן זה דורש?
זה תלוי בפרויקט. אפשר להתחיל מחצי יום בשבוע ועד יומיים, ובין ימי העבודה יש מענה מוגדר. את ההיקף המדויק קובעים יחד אחרי האבחון.
הפרויקט שלנו כבר תקוע. זה עדיין רלוונטי?
כן, ולפעמים זה בדיוק הרגע. האבחון וההתנעה נועדו גם לחלץ פרויקט שנתקע: למפות איפה זה נעצר, מה צריך להחליט, ואיך חוזרים לתנועה.
את עובדת מרחוק או במשרד?
הרבה מהעבודה אפשר לעשות מרחוק, והגעה למשרד נקבעת לפי מה שהפרויקט צריך.
יש לכם פרויקט שזקוק ליד מכוונת?
מוזמנים לתאם שיחת היכרות קצרה, בלי התחייבות, כדי להבין אם ואיך אני יכולה לעזור.